Besluit  Raad voor Maatschappelijk Welzijn JANUARI

Besluit

 

Enig artikel:

Het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad als volgt aan te nemen:

Hoofdstuk 1. Bijeenroeping OCMW-Raad
Artikel 1:
§1. De ocmw-raad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar. (Art. 18 volgens art. 74 DLB)
§2. De voorzitter van de OCMW-raad beslist tot bijeenroeping van de OCMW-raad en stelt de agenda van de vergadering op.
De voorzitter zal de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op. (Art. 19 en 20, volgens art.74 DLB)
De oproeping wordt via het persoonlijke emailadres dat door het lokaal bestuur aan elk raadslid ter beschikking gesteld is,verzonden. De dossiers worden elektronisch ter beschikking gesteld aan de ocmw-raadsleden. De ocmw-raadsleden kunnen alle agendapunten en hun bijlagen raadplegen in eNotulen Mobile.
Er kan steeds een kopie van het document bekomen worden.
§3. De voorzitter van de OCMW-raad moet de OCMW-raad bijeenroepen op verzoek van:
• een derde van de zittinghebbende leden;
• een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige OCMW-raad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus;
• het vast bureau.
In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de OCMW-raadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ondertekend zijn door minstens het vereiste aantal raadsleden en ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in artikel 2 van dit reglement, kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. (Art. 19, volgens art.74 DLB)
Artikel 2:
§1. De gezamenlijke oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. (Art. 20, volgens art. 74 DLB)
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn.(Art. 19 en 20 volgens art. 74 DLB)
§2. Op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken, worden aan ieder lid van de OCMW-raad volgende ontwerpen bezorgd:
• het budget,
• de jaarrekening,
• het meerjarenplan en
• de wijzigingen aan het meerjarenplan.
(Art. 249 DLB)
§3. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. De gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad.
(Art. 20, volgens art. 74 DLB)
Artikel 3:
§1. OCMW-raadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de ocmw-raad.
Noch een lid van het vast bureau, noch het vast bureau als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.
(Art. 21, volgens art. 74 DLB)
§2. De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de OCMW-raad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onmiddellijk mee aan de OCMW-raadsleden.
(Art. 21, volgens art. 74 DLB)
§3. Een verzoek tot aanvulling van de agenda dat niet conform de opgelegde vormvoorschriften wordt ingediend, zal niet op de agenda worden opgenomen. Het OCMW-raadslid wordt hiervan in kennis gesteld en kan desgewenst binnen de gestelde termijn, bepaald in §1, aanvullingen doen.
§4. OCMW-raadsleden kunnen aan het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen stellen over aangelegenheden waarvoor het OCMW bevoegd is. Voor het stellen van een vraag, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de OCMW-raad kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over aangelegenheden van het OCMW, die niet op de agenda van de OCMW-raad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. (Art. 31 DLB).
De vragen moeten duidelijk en nauwkeurig geformuleerd zijn.
Het vraagrecht stelt de raadsleden in staat om de werking van het bestuur op te volgen. Het vraagrecht heeft betrekking op de aangelegenheden die het bestuur betreffen. Op schriftelijke vragen van raadsleden aan het College van burgemeester en schepenen wordt binnen de 30 dagen na ontvangst geantwoord.

OCMW-raadsleden kunnen voorafgaand aan de OCMW-raad schriftelijke vragen stellen. Deze vragen worden beantwoord op de zitting van de OCMW-raad tenzij de vraag heel veel opzoekwerk vergt, dan kan beslist worden tot behandeling op een latere zitting.

De vragen moeten uiterlijk tien dagen voorafgaand aan de vergadering bezorgd worden aan het secretariaat@geraardsbergen.be. Vragen die later worden ingediend worden aan de volgende raadszitting geagendeerd.
Onontvankelijke vragen zijn o.a.
• vragen met betrekking tot zaken van particulier belang of betreffende persoonlijke gevallen.
• Vragen over documenten/dossiers die nog in bewerking zijn, nog ter studie of discussie liggen en die om die reden nog geen definitieve status verworven hebben.
• Vragen die strekken tot het verkrijgen van statistische gegevens..
• Vragen die een overbelasting van de stadsadministratie tot gevolg hebben.

Hoofdstuk 2. Openbare of besloten vergadering
Artikel 4:
§1. De vergaderingen van de OCMW-raad zijn in principe openbaar. (Art. 28, §1 DLB, volgens art. 74 DLB)
§2. De vergadering is niet openbaar:
• als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
• wanneer twee derde van de aanwezige leden van de OCMW-raad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden.
(Art. 28, §1 DLB, volgens art. 74 DLB)
Artikel 5:
De vergaderingen over de beleidsrapporten, zijnde het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. (Art. 249 DLB)
Artikel 6:
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van eedaflegging van een personeelslid kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.
(Art. 28, §2, volgens art. 74 DLB)
Artikel 7:
De OCMW-raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de OCMW-raad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
(Art. 29, §4, volgens art. 74 DLB)

Hoofdstuk 3. Informatie voor raadsleden en publiek
Artikel 8:
§1. Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.
Dit gebeurt door:
• publicatie op de website van de stad.
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid.
(Art. 22, volgens art. 74 DLB)
§2. Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt.
(Art. 22, volgens art. 74 DLB)
§3. De agenda met een toelichtende nota die betrekking hebben op het openbaar gedeelte- wordt tevens digitaal ter beschikking gesteld van alle lokale perscorrespondenten.
Artikel 9:
§1. Het lokaal bestuur Geraardsbergen maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de OCMW-raad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
§2. De beslissingen van de OCMW-raad worden door de voorzitter van het vast bureau bekendgemaakt op de webstek. (Art. 285 tot art. 287 DLB)
Artikel 10:
Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of door de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de OCMW-raad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De raadsleden richten hun verzoek per e-mail of mondeling aan de algemeen directeur. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.(Art. 20, volgens art. 74 DLB)
Artikel 11:
§1. De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van het OCMW betreffen. (Art. 75 DLB).
§2. De notulen van het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, per e-mail, verstuurd aan de OCMW-raadsleden, onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat deze notulen alleen bestemd zijn voor eigen gebruik en dus niet verder kunnen doorgezonden worden. (Art. 83 DLB)
§3. Onverminderd de documenten en dossiers bedoeld in artikel 10 en 11 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW.
De raadsleden vragen inzage via e-mail aan het secretariaat@geraardsbergen.be. Daarbij geven ze duidelijk aan welke concrete stukken ze wensen in te zien. Het moet gaan om een vraag die niet onredelijk is. Uiterlijk acht dagen na ontvangst van de wordt meegedeeld waar en wanneer de stukken worden ingezien. De stukken worden gedurende acht dagen vanaf de aanvraag ter beschikking gesteld.

§4. De OCMW-raadsleden kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, kosteloos een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van het OCMW.
De gemotiveerde beslissing van het vast bureau tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.

Artikel 12:
De OCMW-raadsleden hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen dit bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht dagen vooraf schriftelijk via secretariaat@geraardsbergen.be mee welke instellingen of diensten ze willen bezoeken en welke dag en welk uur hun voorkeur heeft.
Tijdens het bezoek van een inrichting van het OCMW mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker. (Art. 29, §2 en §3 volgens art. 74 DLB)

Hoofdstuk 4. Quorum
Artikel 13:
§1. De OCMW-raad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende OCMW-raadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
(Art. 26, volgens art. 74 DLB)
§2. De OCMW-raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.
(Art. 26, volgens art. 74 DLB)

Hoofdstuk 5. Wijze van vergaderen
Artikel 14:
§1. De voorzitter zit de vergaderingen van de OCMW-raad voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur, en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
(Art. 24, volgens art. 74 DLB)
§2. Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 15:
§1. De voorzitter van de OCMW-raad geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De OCMW-raad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.
§2. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen, indien het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
(Art. 23, volgens art. 74 DLB)
Artikel 16:
§1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, kan een raadslid die aan het woord wenst te komen over het voorstel de vraag richten aan de voorzitter van de ocmw-raad.
De voorzitter verleent het woord naar gelang de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar gelang de rangorde van de raadsleden.
§2 Als er amendementen zijn worden deze schriftelijk bezorgd aan de voorzitter en ze worden mondeling toegelicht op de zitting door de indiener. Een amendement is een voorstel tot wijziging van de voorgestelde beslissing bij een agendapunt, zonder dat de voorgestelde beslissing daardoor fundamenteel verandert.
§3. Indien de OCMW-raad deskundigen wenst te horen bepaalt de voorzitter van de raad wanneer deze aan het woord komen.
Artikel 17:
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst:
• om te vragen dat men niet zal besluiten;
• om de verdaging te vragen;
• om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
• om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;
• om naar het reglement te verwijzen.
Artikel 18:
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 19:
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
(Art. 25, volgens art. 74 DLB)
Artikel 20:
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op eventuele vervolging van de betrokkene. (Art 25, volgens art. 74 DLB).
Artikel 21:
Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 22:
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 23:
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.

Hoofdstuk 6. Wijze van stemming
Artikel 24:
§1. Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§2De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.
§3. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.(Art. 33, volgens art. 74 DLB)
Artikel 25:
§1. De leden van de OCMW-raad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in § 3.(Art. 34, volgens art. 74 DLB)
§2. Er wordt elektronisch gestemd.
§3. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
• de vervallenverklaring van het mandaat van OCMW-raadslid en van lid van het vast bureau;
• het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de bestuursorganen van het OCMW en van de vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
• individuele personeelszaken.
(Art.34, volgens art. 74 DLB)

Artikel 26:
§1. In geval van geheime stemming, geven de raadsleden in het digitaal notuleringssysteem hun stem in. De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouding. Wanneer dit niet mogelijk is (ingeval van overmacht en/of technische onmogelijkheid) gebeurt de mondelinge stemming volgens de regels beschreven in het Decreet lokaal bestuur.
§2. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Artikel 27:
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan.
Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.(Art. 35, volgens art. 74 DLB)
Artikel 28:
De OCMW-raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
De OCMW-raad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk OCMW-raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het OCMW-deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de OCMW-raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de OCMW-raad. Als de OCMW-raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de OCMW-raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.(Art. 249, §4 DLB)

Hoofdstuk 7. Notulen
Artikel 29:
De notulen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de OCMW-raad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. Het zittingsverslag is de audio opname die gemaakt wordt tijdens de openbare zitting van de OCMW-raad.
Als de OCMW-raad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, §2 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
(Art. 278, §1 DLB)
Artikel 30:
§1. De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.
(Art. 32, volgens art. 74 DLB en art. 277 en 278 DLB)
§2. De notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking van de raadsleden, die er kennis willen van nemen. Deze ontwerpnotulen zullen samen met de agenda per e-mail bezorgd worden aan de OCMW-raadsleden.
(Art. 32, volgens art. 74 DLB).
§3. Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur.
In het geval de OCMW-raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de OCMW-raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. (Art. 32, volgens art. 74 DLB).
§4. Zo dikwijls de OCMW-raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en ter plekke door de algemeen directeur en een meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend. (Art. 32, volgens art. 74 DLB).
§5. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet lokaal bestuur.

Hoofdstuk 8. Presentiegeld
Artikel 31:
§1. Aan de OCMW-raadsleden, met uitzondering van de voorzitter en de leden van het vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
• de vergaderingen van de OCMW-raad die niet aansluit op de vergadering van de gemeenteraad (tenzij het gaat om een lid van de OCMW-raad dat geen lid is van de gemeenteraad omwille van de geslachtsvoorwaarde. Dat lid krijgt ook een presentiegeld wanneer de vergadering van de OCMW-raad aansluit op die van de gemeenteraad);
• de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen;
• de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de verenigingen of vennootschappen voor maatschappelijk welzijn;
• de vergadering waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft, maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt;
• de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond;
• de vergaderingen die werden hervat op een andere dag.
(Art. 73 DLB en art. 15, lid 2 van het Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)
§2. Aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt ten laste van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn een presentiegeld toegekend voor hun aanwezigheid op de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst. (Art. 107 DLB)
Artikel 32:
§1. Het bedrag van de presentiegelden bedraagt minimaal 59,45 euro en maximaal 260,05 euro tegen 100% (gekoppeld aan spilindex 138,01). Dit bedrag wordt verhoogd of verlaagd volgens de geldende indexregels. De voorzitter van de OCMW-raad ontvangt dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de OCMW-raad die hij voorzit.

§2. Aan alle OCMW-raadsleden wordt een laptop ter beschikking gesteld. Dat toestel wordt gebruikt voor het raadswerk in de gemeente en het OCMW. Bij ontvangst tekenen de raadsleden de gebruikersovereenkomst informatica voor mandatarissen van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen. Dit document wil duidelijkheid bieden over wat al dan niet kan bij gebruik van de door het Lokaal Bestuur Geraardsbergen ter beschikking gestelde laptops en gsm's, en het gebruik van internet, e-mail en software.

§3. Met ingang van heden en voor een periode eindigend op 31 december 2025 wordt bij toepassing van het besluit van de Vlaamse regering van 05 juni 2009 aan de leden van het vast bureau en de OCMW-raad een onkostenvergoeding toegekend voor volgende kosten die verband houden met de uitoefening van hun mandaat:
• OCMW-raadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen terugvorderen van het OCMW, voor zover deze studiedagen of vormingen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
• De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor het personeel van het lokaal bestuur. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.
• De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met het diensthoofd P&O.(Art. 17, §3 DLB en art. 35 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris).
§4. Verplaatsingskosten van OCMW-raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het OCMW terugbetaald na voorlegging van de bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dit document is openbaar.
§5. Het lokaal bestuur sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid , met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de OCMW-raadsleden. De gemeente sluit daarnaast een verzekering voor ongevallen die de OCMW-raadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun mandaat.

 (Art. 17, §5 DLB en Hoofdstuk 9 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris).

 

 

Hoofdstuk 9. Digitaal vergaderen
Artikel 33:
§1.
De OCMW-raad kan enkel digitaal vergaderen in volgende uitzonderlijke omstandigheden:

• Een gezondheidscrisis, milieuramp of andere ernstige crisissituatie waarbij het de burgers afgeraden of verboden wordt om samen te komen;
• Een ernstige verstoring van de openbare orde waardoor het voor de raadsleden onmogelijk gemaakt wordt om fysiek te vergaderen;
• Een dringende noodzakelijke of spoedeisende beslissing van de raad die niet kan wachten en wanneer een fysieke vergadering niet tijdig georganiseerd kan worden.

Pas nadat de raadsvoorzitter vastgesteld heeft dat een dergelijke uitzonderlijke omstandigheid zich effectief voordoet, wordt overgegaan tot een digitale vergadering van de OCMW-raad.
§2. De OCMW-raad zal digitaal vergaderen via het digitaal vergaderplatform Office365: TEAMS.
§3. De agenda, dossiers en bijhorende documentatie wordt ter beschikking gesteld aan de raadsleden via ECHO e-notulenbeheer.
§4. Voor de stemmingen zal de stemmodule van Echo worden gebruikt.

Hoofdstuk 10. Hybride vergaderen

Artikel 34

§1

De OCMW-raad kan enkel hybride vergaderen in volgende omstandigheden:

• Een ernstige verstoring van de openbare orde waardoor het mogelijk onveilig of moeilijk is voor sommige raadsleden om naar de fysieke vergadering te komen;
• Een raadslid dat wil deelnemen aan de vergadering maar dat niet kan om uitzonderlijke medische redenen, mits voorlegging van een medisch attest.
• Wegens verblijf in het buitenland om professionele redenen. (mits voorlegging van een attest)

Pas nadat de raadsvoorzitter vastgesteld heeft dat een dergelijke uitzonderlijke omstandigheid zich effectief voordoet, wordt overgegaan tot een hybride vergadering van de OCMW-raad.

§2

De voorzitter van de ocmw-raad is steeds fysiek aanwezig bij een hybride vergadering.

Dezelfde voorwaarden voor de oproeping gelden als in art. 2 van dit reglement, met daarbij de duidelijk vermelding dat het om een hybride vergadering gaat, inclusief de link met de digitale toegang tot de hybride vergadering. De oproeping vermeldt welke raadsleden digitale toegang hebben.