Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel1:
Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van 9 november 2021 op te heffen.

Artikel 2:
Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad als volgt vast te stellen:

Hoofdstuk 1. Bijeenroeping Gemeenteraad
Artikel 1:
§1. De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar. (Art. 18 DLB)
§2. De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.
De voorzitter zal de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op. (Art. 19 en 20 DLB)
De oproeping wordt digitaal verzonden. De dossiers worden elektronisch ter beschikking gesteld aan de gemeenteraadsleden. De gemeenteraadsleden kunnen alle agendapunten en hun bijlagen raadplegen in eNotulen Mobile.
Er kan steeds een kopie van het document bekomen worden.
§3. De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:
• een derde van de zittinghebbende leden;
• een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus;
• het college van burgemeester en schepenen;
• de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester.
In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in artikel 2 van dit reglement, kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. (Art. 19, volgens art.67 DLB)
Artikel 2:
§1. De gezamenlijke oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. (Art. 20 DLB)
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn.(Art. 19, 20 en 67 DLB)
§2. Op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken, worden aan ieder lid van de gemeenteraad volgende ontwerpen bezorgd:
• het budget,
• de jaarrekening,
• het meerjarenplan en
• de wijzigingen aan het meerjarenplan.
(Art. 249 DLB)
§3. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. De gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad. (Art. 20 DLB)
Artikel 3:
§1. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter.
Noch een lid van het college van burgemeester en schepenen, noch het college als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken. (Art. 21 DLB)
§2. De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onmiddellijk mee aan de gemeenteraadsleden. (Art. 21 DLB)
§3. Een verzoek tot aanvulling van de agenda dat niet conform de opgelegde vormvoorschriften wordt ingediend, zal niet op de agenda worden opgenomen. Het gemeenteraadslid wordt hiervan in kennis gesteld en kan desgewenst binnen de gestelde termijn, bepaald in §1, aanvullingen doen.
§4. Gemeenteraadsleden kunnen aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen stellen. Voor het stellen van een vraag, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de gemeenteraad kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. (Art. 31 DLB).
De vragen moeten duidelijk en nauwkeurig geformuleerd zijn.
Het vraagrecht stelt de raadsleden in staat om de werking van het bestuur op te volgen. Het vraagrecht heeft betrekking op de aangelegenheden die het bestuur betreffen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de 30 dagen na ontvangst geantwoord.
De vragen moeten uiterlijk vijf dagen voorafgaand aan de vergadering bezorgd worden aan de algemeen directeur veerle.alaert@geraardsbergen.be en in cc. aan het secretari-aat@geraardsbergen.be. Vragen die later worden ingediend worden aan de volgende raadszitting geagendeerd.
Onontvankelijke vragen zijn o.a.
• vragen met betrekking tot zaken van particulier belang of betreffende persoonlijke gevallen.
• Vragen over documenten/dossiers die nog in bewerking zijn, nog ter studie of discussie liggen en die om die reden nog geen definitieve status verworven hebben.
• Vragen die strekken tot het verkrijgen van statistische gegevens.
• Vragen tot het verkrijgen van documentatie.
• Vragen die een overbelasting van de stadsadministratie tot gevolg hebben.
• Vragen over het functioneren van andere besturen.

Hoofdstuk 2. Openbare of besloten vergadering
Artikel 4:
§1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. (Art. 28, §1 DLB)
§2. De vergadering is niet openbaar:
• als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
• wanneer twee derde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden.
(Art. 28, §1 DLB)
Artikel 5:
De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen.
De vergaderingen over de beleidsrapporten, zijnde het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. (Art. 249 DLB)
Het burgerkwartier vindt plaats bij aanvang van de openbare zitting van de raad. Het burgerkwartier geeft de burger agenderingsrecht en spreekrecht op de gemeenteraad. De burger kan rechtstreeks een vraag of voorstel toelichten aan de leden van de raad. De burger verbindt er zich toe om dit te doen volgens de voorgeschreven regels.
Artikel 6:
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van eedaflegging van een personeelslid kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. (Art. 28, §2 DLB)
Artikel 7:
De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. (Art. 29, §4 DLB)

Hoofdstuk 3. Informatie voor raadsleden en publiek
Artikel 8:
§1 Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het administratief centrum, Weverijstraat 20, uiterlijk acht dagen voor de vergadering.
Dit gebeurt door:
• publicatie op de website van de stad.
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid. (Art. 22 DLB)
§2. Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt. (Art. 22 DLB)
§3. De agenda met een toelichtende nota die betrekking hebben op het openbaar gedeelte wordt tevens digitaal ter beschikking gesteld van alle lokale perscorrespondenten.
Artikel 9:
§1. Het lokaal bestuur Geraardsbergen maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
§2. De beslissingen van de gemeenteraad worden door de burgemeester bekendgemaakt op de webstek. (Art. 285 tot art. 287 DLB)
Artikel 10:
Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of door de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De raadsleden richten hun verzoek per e-mail of mondeling aan de algemeen directeur. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.(Art. 20 DLB)
Artikel 11:
§1. De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen. (Art. 29 §1 DLB).
§2. De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, per e-mail, met een link naar het extranet, verstuurd aan de gemeenteraadsleden, onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat deze notulen alleen bestemd zijn voor eigen gebruik en dus niet verder kunnen doorgezonden worden. (Art. 50 DLB)
§3. Onverminderd de documenten en dossiers bedoeld in artikel 10 en 11 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente.
Het college van burgemeester en schepenen zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen.
Om het college in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan het college schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
§4. De gemeenteraadsleden kunnen kosteloos een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente.
De gemotiveerde beslissing van het college tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld. (Art. 29, §1 DLB)
Artikel 12:
De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken, ook de autonome gemeentebedrijven.
Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.
Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker. (Art. 29, §2 en §3 en § 5 DLB)

Hoofdstuk 4. Quorum
Artikel 13:
§1. De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. (Art. 26 DLB)
§2. De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen. (Art. 26 DLB)
§3. Het burgerkwartier maakt deel uit van de raad; het quorum moet dus bereikt zijn opdat dit zou kunnen doorgaan.

Hoofdstuk 5. Wijze van vergaderen
Artikel 14:
§1 De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur, en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. (Art. 24 DLB)
§2 Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 15:
§1. De voorzitter van de gemeenteraad geeft kennis van de tot de raad gerichte vragen en verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.
§2. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen, indien het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. (Art. 23 DLB)
Artikel 16
§1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van de gemeenteraad welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar gelang de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar gelang de rangorde van de raadsleden.
§2. Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer deze aan het woord komen.
Artikel 17:
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst:
• om te vragen dat men niet zal besluiten;
• om de verdaging te vragen;
• om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie;
• om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
• om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;
• om naar het reglement te verwijzen.
Artikel 18:
De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 19:
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 20:
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. (Art. 25 DLB)
Artikel 21:
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op eventuele vervolging van de betrokkene. (Art 25, volgens art. 74 DLB).
Artikel 22:
Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 23:
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 24:
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.

Hoofdstuk 6. Wijze van stemming
Artikel 25:
§1. Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.(Art. 33 DLB)
Artikel 26:
De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Als de ocmw-raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de ocmw-raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.(Art. 249, §4 DLB)
Artikel 27:
§1. De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in § 4.(Art. 34 DLB)
§2. Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:
• (de elektronisch uitgebrachte naamstemming)
• de mondelinge stemming;
• de geheime stemming.
§3. De gemeenteraadsleden stemmen mondeling.
§4. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
• de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;
• het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
• individuele personeelszaken. (Art.34 DLB)
Artikel 28:
§1. De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken in volgorde van de namen op de ranglijst.
§2. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Artikel 29:
§1. Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
De raadsleden stemmen ja, neen of onthouding.
§2. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden.
§3. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
§4. Ieder raadslid is gemachtigd om de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
Artikel 30:
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan.
Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. (Art. 35 DLB)

Hoofdstuk 7. Notulen
Artikel 31:
De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, §2 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld. (Art. 278, §1 DLB)
Artikel 32:
§1. De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur. (Art. 32, 277 en 278 DLB)
§2. De notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering op het extranet ter beschikking van de raadsleden, die er kennis willen van nemen.
§3. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur.
In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. (Art. 32 DLB).
§4. Zo dikwijls de gemeenteraad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de aanwezige leden ondertekend. (Art. 32 DLB).

Hoofdstuk 8. Raadscommissies
Artikel 33:
§1. De gemeenteraad richt 3 commissies op die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. (Art. 37, §1 DLB).
§2 De bevoegdheden van deze commissies worden als volgt bepaald:
Eerste commissie: Veiligheid en drugsbeleid, politie, brandweer, algemeen beleid, financiën en begroting, organisatie en personeel, bestrijding wateroverlast, openbare werken, openbaar groen, stadspatrimonium, kerkenplan, communicatie, ICT, digitale dienstverlening, administratieve vereenvoudiging.
Tweede commissie: jeugdbeleid, onderwijs, kinderopvang, mobiliteit, stadsontwikkeling, internationale solidariteit, toerisme, cultuur, erfgoed en middenstand, economie, tewerkstelling, sport, ruimtelijke ordening, stedenbouw en landbouw, duurzaamheid, milieu, dierenwelzijn en burgerzaken.
Derde commissie: ouderenbeleid en eenzaamheid, mantelzorg, dienstencentra, assistentiewoningen, dagverzorgingscentrum, burgerparticipatie, dorpsraden, integratie en gelijke kansen, vrijwilligerswerk, sociaal beleid, gezondheid en welzijn, gezinsbeleid, armoedebestrijding, wonen en huisvesting, begraafplaatsen, kinderdagverblijf, woonzorgcentra, Huis van het Kind.
Artikel 34:
§1. Per gemeenteraadscommissie zetelen 12 leden. De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens eenzelfde berekeningswijze die de gemeenteraad vastlegt voor alle commissies. Hiervoor wordt het proportioneel stelsel gehanteerd.
De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. (Art. 37 §3 DLB)
§2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie. (Art. 37 §3 DLB)
§3. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. (Art. 37 §3 DLB)
§4. Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging overeenkomstig het eerste lid van een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt. (Art 37 §3 DLB)
Artikel 35:
Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid.
De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie.
De gemeenteraad duidt de voorzitters van de commissies aan. (Art. 37 §4 DLB)
Artikel 36:
§1. De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. De oproeping wordt via e-mail bezorgd.
Een derde van de leden van de commissie kunnen de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen.
De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd.
Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek. Dit gebeurt door publicatie op de website van de stad.
§2. De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar, onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad, zie artikelen 4 t.e.m. 7.
§3. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar.
Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad, zier artikel 29 § 4, is de stemming geheim.
§4. De raadsleden kunnen, zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de algemeen directeur wordt bezorgd.
§5. Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer ambtenaren van de gemeente, op voorstel van de Algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.

Hoofdstuk 9. Presentiegeld
Artikel 37:
Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
• de gemeenteraad;
• de gemeenteraadscommissies waarvoor zij gemandateerd zijn;
• de vergaderingen die werden hervat.
Artikel 38:
§1. Het bedrag van de presentiegelden bedraagt minimaal 28,57 euro en maximaal 124,98 euro tegen 100% (gekoppeld aan spilindex 138,01). Dit bedrag wordt verhoogd of verlaagd volgens de geldende indexregels. De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit.
§2. Met ingang van heden en voor een periode eindigend op 31 december 2024 wordt bij toepassing van het besluit van de Vlaamse regering van 05 juni 2009 aan de leden van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad een onkostenvergoeding toegekend voor volgende kosten die verband houden met de uitoefening van hun mandaat:
• gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen terugvorderen van het lokaal bestuur, voor zover deze studiedagen of vormingen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
• De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor het personeel van het lokaal bestuur. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.
• De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar.(Art. 17, §3 DLB en art. 35 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris).
§3. Verplaatsingskosten van de gemeenteraadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het stadsbestuur terugbetaald na voorlegging van de bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dit document is openbaar.
§4. Het stadsbestuur sluit een gemeenschappelijke ongevallenverzekering en een verzekering “burgerlijke aansprakelijkheid” af voor de gemeenteraadsleden, ten laste van de gemeentebegroting.(Art. 17, §5 DLB en Hoofdstuk 9 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris).

Hoofdstuk 10. Verzoekschriften
Artikel 39:
§1. Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen.
Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
(Art. 304, §2 DLB)
§2. De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
§3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van het OCMW behoren, worden overgemaakt aan het bevoegde orgaan van het OCMW. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
• de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
• het louter een mening is en geen concreet verzoek;
• de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;
• het taalgebruik ervan beledigend is.
De voorzitter van de gemeenteraad maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Artikel 40:
§1. Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
§2. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
§3. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de gemeenteraad of een gemeenteraadscommissie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
§4. Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

Hoofdstuk 11. Vragen en voorstellen van het burgerkwartier

Artikel 41:
§1 Vraag: Een burger kan een vraag stellen aan de leden van de raad zonder meteen een beleidswijziging of een beslissing af te dwingen. Een vraag kan individueel als burger ingediend worden.
Voorstel: Een burger kan een voorstel indienen met de bedoeling om het beleid aan te passen. Dit kan via een gemotiveerde nota met eventuele nuttige stukken die het voorstel onderbouwen. Een burgervoorstel moet gesteund worden door minstens 20 inwoners.
§2 Elke burger die een vraag of een voorstel indient, moet zijn identiteit en adres kenbaar maken in de aanvraag. Hij moet duidelijk vermelden aan wie zijn vraag of voorstel gericht is en moet persoonlijk aanwezig zijn tijdens de raadszitting. De indiener kan zich laten vertegenwoordigen. De identiteitsgegevens van de vertegenwoordiger dienen meegedeeld te worden in de aanvraag. Indien de indiener jonger dan 16 jaar is, dient hij/zij begeleid te zijn door een meerderjarige. Per jaar kan elke burger maximum twee vragen of voorstellen indienen.
§3 De vragen of voorstellen worden duidelijk en bondig geformuleerd en voldoen aan volgende voorwaarden:

• betrekking hebben op materies die tot de gemeentelijke bevoegdheid behoren;
• geen persoonlijke aanvallen of beledigingen inhouden;
• geen persoonsgebonden materies aanraken;
• niet louter over statistische gegevens handelen;
• geen reeds beantwoorde vragen;
• mogen geen betrekking hebben op punten die geagendeerd zijn aan de raadszitting die er op volgt;
• geen tegenvoorstel op beslist beleid, hiervoor kan de indiener een verzoekschrift indienen; bepaald in het huishoudelijk reglement gemeenteraad, artikel 39 en 40. §4 De vraag of het voorstel met handtekeningenlijst, moeten ten laatste 14 dagen voor de raadszitting bezorgd worden aan het secretariaat om te agenderen op de eerstvolgende raad.

Dit kan:

• online via het thuisloket van de stad Geraardsbergen
• per e mail, het ingevulde download formulier, ingevuld, e-mailen naar
  secretariaat@geraardsbergen.be
• per post, het ingevulde download formulier posten naar: Stad Geraardsbergen, secretariaat - burgerkwartier, Weverijstraat 20, 9500 Geraardsbergen

Indien een identieke vraag of voorstel werd ingediend, wordt het woord verleend aan de eerste indiener. De tweede/derde indiener zal schriftelijk op de hoogte gesteld worden wanneer zijn vraag / voorstel door de eerste indiener zal behandeld worden op de gemeenteraad.
De indiener kan zijn vraag of voorstel ten allen tijde intrekken via een e-mail naar
secretariaat@geraardsbergen.be; in welk geval de vraag/ voorstel zonder verder gevolg geklasseerd wordt.
§6 De voorzitter van de raad oordeelt over de ontvankelijkheid van de vraag of voorstel. Indien voldaan aan de voorwaarden, nodigt de voorzitter via het secretariaat de indiener uit op de zitting. Indien een vraag of voorstel niet weerhouden wordt, dan wordt een schriftelijk gemotiveerd antwoord aan de indiener bezorgd. Beroep indienen op deze beslissing kan via het Agentschap Binnenlands Bestuur.
§7 De voorzitter van de raad opent en sluit het burgerkwartier. Hij verleent het woord aan de indiener die de kans krijgt om zijn vraag of voorstel voor te lezen en te verduidelijken. De voorzitter wijst dan de mandataris/raadslid aan die de vraag zal beantwoorden. Voor een vraag of voorstel mét antwoord worden maximaal 15 minuten voorzien.
De raad heeft het recht zijn antwoord in beraad te houden en de vraag/ voorstel schriftelijk te beantwoorden binnen de 20 werkdagen na de raadzitting. De raad kan de vraag of voorstel laten opvolgen door de bevoegde dienst. Het schriftelijk antwoord wordt aan de indienen en alle raadsleden bezorgd.
§8 De vragen of antwoorden kunnen geen aanleiding geven tot discussie, debat of stemming. De voorzitter kan voorstellen om de vraag of het voorstel op een gemeenteraadscommissie te agenderen zodat ze uitgebreider kan toegelicht en besproken worden.
§9 De uitoefening van het spreekrecht van niet-gemeenteraadsleden, maximum 2 personen, verloopt onder voorzitterschap van de voorzitter van de raad; hij is belast met de handhaving tijdens het burgerkwartier.
§10 Het zittingsverslag van het burgerkwartier is in de vorm van een audio opname beschikbaar op de website van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen.
§11 Er wordt geen burgerkwartier georganiseerd 3 maanden voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen, dit om de neutraliteit zo goed mogelijk te kunnen bewaken.

Hoofdstuk 12. Digitaal vergaderen
Artikel 42:
§1. Tijdens een federale crisisfase en zolang een federale crisisfase duurt zullen de raad en de raadscommissies digitaal vergaderen op basis van een gezamenlijke beslissing van de burgemeester en de voorzitter van de raad indien beiden dit nodig achten.
§2. De gemeenteraad zal digitaal vergaderen via het digitaal vergaderplatform Office365: TEAMS.
§3. De agenda, dossiers en bijhorende documentatie wordt ter beschikking gesteld aan de raadsleden via ECHO e-notulenbeheer.
§4. Voor de stemmingen zal de stemmodule van Echo worden gebruikt.