Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 31 augustus 2020 houdende de vaststelling van het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel, met latere wijzigingen;
Gelet op het hoog overlegcomité van 29 juni 2023 waarbij een eenparig positief advies werd gegeven;
Overwegende dat het aangewezen is na overleg met de functionaris gegevensbescherming om verschillende wijzigingen aan te brengen in de teksten van het arbeidsreglement;
Overwegende dat de adressen van Medicheck en AXA gewijzigd zijn en bijgevolg dienen aangepast te worden;
Overwegende dat er een uurrooster dient toegevoegd worden voor de medewerkers van de dienst schoonmaak en representatie;
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, met latere wijzigingen,
In het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 31 augustus 2020:
Artikel 1:
Artikel 26 tres toe te voegen:
Artikel 26 tres:
Het elektronisch sleutelsysteem registreert de toegangen van personen in lokalen en gebouwen van het lokaal bestuur.
Enkel de verantwoordelijke van de afdeling die toegangscontrole beheert (verder de beheerder) heeft exclusief zicht op alle informatie.
Een geïndividualiseerde controle is enkel toegelaten op voorwaarde dat er ernstige aanwijzingen zijn van laakbaar, ongepast of verboden gedrag, of als er sprake is van bijzondere omstandigheden, zoals klachten of meldingen van misbruik tijdens de activiteiten of misbruik van het materieel.
Geïndividualiseerde controle is ook enkel toegelaten indien het nagestreefde resultaat van de controle niet kan worden bereikt met andere middelen die minder inbreuk plegen op de persoonlijke levenssfeer van het personeelslid.
De procedure voor een geïndividualiseerde controle ziet er als volgt uit:
Artikel 2:
Bijlage 1 als volgt te wijzigen:
Arbeidsongevallenverzekering: NV AXA Belgium, Troonplein 1 - 1000 BRUSSEL
Artikel 3:
Bijlage 6 aan te vullen met volgend uurrooster:
| Uurschema |
Pauze |
Norm |
| 8u – 16u06 |
30 min tussen 11u30 – 12u |
7u36 |
Artikel 4:
Bijlage 11 als volgt te wijzigen:
Medicheck is aangeduid als controledienst.
Adres: Kantersteen 47, 1000 BRUSSEL; tel.: 02 897 20 01 en e-mail contact@medicheck.io
Artikel 5:
Bijlage 16 als volgt te wijzigen:
GEOLOKALISATIE (TRACK & TRACE)
1. Definitie
Een geolokalisatiesysteem is een trajectnavigatiesysteem, dat gebaseerd is op GPS-technologie, en aan de hand van een fleetlogger de locatie en het traject van een voertuig registreert. Het is een louter logistiek instrument ten dienste van het bestuur en de medewerkers.
Een fleetlogger is een elektronisch boordlogboek. Het bestaat uit een carbox, die een GPS-module bevat. Wanneer een dergelijke carbox in een voertuig wordt gemonteerd, kan via de GPS-module de locatie en het traject van het voertuig geregistreerd worden. Via een GSM-module kunnen deze gegevens doorgestuurd worden naar een centrale databank.
2. Doel en finaliteit
Een geolokalisatiesysteem laat het bestuur toe analyses te maken aan de hand van de verkregen gegevens. Een dergelijk systeem heeft vooral de bedoeling de arbeidsorganisatie efficiënter te maken door de rijtijden en -afstanden te optimaliseren en waar mogelijk in te korten.
Op die manier wordt een bijdrage geleverd aan een rationalisatie van het wagenpark en wordt de CO2-afdruk van de stad in kaart gebracht.
Uitzonderlijke trajecten (vb. strooiroutes) kunnen beter geprogrammeerd en opgevolgd worden.
Daarnaast draagt het systeem bij tot de beveiliging van de dienstvoertuigen en hun respectievelijke ladingen, verhoogt het de veiligheid van de chauffeurs, biedt het objectieve gegevens bij betwistingen en zorgt het voor administratieve vereenvoudiging.
Ook zorgt het systeem voor een meer efficiënt wagenparkbeheer en de administratie van de dienstritten.
Bovendien kan een rapporteringssysteem worden gecreëerd ter ondersteuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat het handmatig invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker niet meer nodig is.
Het geolokatiesysteem zal actief gebruikt worden om de veiligheid en efficiëntie van de sneeuw- en ijzelbestrijding te kunnen garanderen. De coördinator van de wachtdienst kan de gegevens in realtime volgen om de medewerkers gericht te kunnen uitsturen en te kunnen ingrijpen in situaties waar de veiligheid in het gedrang komt.
Tenslotte mag het systeem niet gebruikt worden voor controle en evenmin voor de controle op het respecteren van de arbeidstijd of arbeid van medewerkers of uitsluitend om rust- en rijtijden te verkorten.
De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van bovenstaande doelen is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang die aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen (artikel 6.1.e) AVG). Het algemeen belang bestaat erin om schaarse overheidsmiddelen zijnde het wagenpark en personeel, efficiënt in te zetten en fraude en misbruik van diensten te voorkomen, zodat deze middelen gebruikt kunnen worden voor de uitvoering van de taken die aan het lokaal bestuur werden toegewezen.
3. Registratie
Onderstaande info kan geregistreerd worden:
De geregistreerde gegevens kunnen enkel worden gemeten en gerapporteerd ten behoeve van het beoogde doel.
4. Voertuigen
Het geolokalisatiesysteem zal in principe in alle dienstvoertuigen voorzien worden. In de voertuigen uitgerust met een geolokalisatiesysteem wordt, goed zichtbaar op het dashboard, een label aangebracht met de volgende tekst: "Dit voertuig is uitgerust met een geolokalisatiesysteem".
5. Autorisaties
Enkel de verantwoordelijke van de afdeling die de voertuigen beheert (verder de beheerder) heeft zicht op alle informatie.
In het kader van de strooidienst krijgt de coördinator van de wachtdienst toegang tot de informatie van de voertuigen die gebruikt worden voor sneeuw- en ijzelbestrijding.
Enkel de beheerder heeft exclusieve toegang tot deze gegevens en levert rapporten met uitzondering van persoonsgegevens voortvloeiende uit het geolokalisatiesysteem af op specifieke vraag van een leidinggevende of het bestuur.
6. Hoe verloopt een geïndividualiseerde controle?
Een geïndividualiseerde controle is enkel toegelaten op voorwaarde dat er ernstige aanwijzingen zijn van laakbaar, ongepast of verboden gedrag, of als er sprake is van bijzondere omstandigheden, zoals klachten of meldingen van misbruik tijdens de activiteiten of misbruik van het materieel.
Geïndividualiseerde controle is ook enkel toegelaten indien het nagestreefde resultaat van de controle niet kan worden bereikt met andere middelen die minder inbreuk plegen op de persoonlijke levenssfeer van het personeelslid.
De duur van de controles is bepaald als de tijd die noodzakelijk is om de nodige vaststellingen te doen. De controle is steeds beperkt in de tijd en mag niet slaan op gegevens die dateren van voor de aanleiding voor de controle.
De procedure voor een geïndividualiseerde controle ziet er als volgt uit:
7. Proportionaliteit
Het bestuur mag het geolokalisatiesysteem niet aanwenden op een wijze die onverenigbaar is met het uitdrukkelijk omschreven doel en finaliteit. Het systeem mag in principe geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de medewerker tot gevolg hebben.
De aanwending van het systeem moet in verhouding staan tot het doel.
Indien er aanwijzingen zijn die misbruik door een medewerker doen vermoeden, wordt de medewerker in eerste instantie schriftelijk ingelicht. Bij nieuwe aanwijzingen kan vervolgens overgegaan worden tot een geïndividualiseerde controle op basis van gegevens voortvloeiend uit het geolokalisatiesysteem.
De gegevens die voortvloeien uit het geolokalisatiesysteem kunnen niet gebruikt worden voor het uitspreken/opleggen van sancties noch tucht, tenzij in geval van manifest misbruik en na schriftelijke verwittiging van betrokken medewerker.
De gegevens voortvloeiend uit het systeem worden maximaal 2 maanden bewaard door de beheerder, tenzij de gegevens geanonimiseerd zijn.
8. Rechten medewerker
De gegevens worden verzameld conform de privacywetgeving zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Het personeelslid heeft de volgende rechten ten aanzien van de gegevens die over hem worden verzameld:
De beheerder houdt een logboek bij van de ontvangen verzoeken en welk gevolg hieraan gegeven werd.
Gegevens die niet correct opgenomen zijn in het geolokalisatiesysteem, zullen niet mee geteld worden in eventuele statistieken.
Het personeelslid heeft het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten:
9. De regelgeving rond privacy en gegevensbescherming is van toepassing op het geolokalisatiesysteem.
leder systeem dat de registratie beoogt van de identiteit van de bestuurder van een dienstvoertuig evenals van gegevens betreffende het gebruik van een dienstvoertuig, op basis waarvan informatie wordt verkregen over de dienstuitvoering, dient te beantwoorden aan welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (finaliteitsbeginsel), en dient ter zake dienend en niet overmatig te zijn (proportionaliteitsbeginsel).
Het bestuur doet aangifte bij de privacycommissie over de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig art 17 van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en latere wijzigingen.
Het Lokaal Bestuur Geraardsbergen, Weverijstraat 20 - 9500 Geraardsbergen, vertegenwoordigd door de burgemeester en de algemeen directeur, is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens.
Artikel 6:
Deze wijziging gaat in op 22 augustus 2023.