Gelet de synthese van het impacttraject 'mensen maken de stad' waarin burgers als bestuur aangaven de communicatie onderling te willen verstreken;
Gelet op de meerjarenplanning waarin participatie een vaste plaats kreeg in ons beleid;
Overwegende dat het bestuur onze burger ziet als een partner die actief betrokken wordt bij het uitstippelen en uitwerking van ons beleid;
Overwegende dat het reglement tot stand kwam door een samenwerking tussen onze burgers, bestuur en administratie;
Overwegende dat StadsMakers initiatieven ondersteunt met een duurzaam en opbouwend karakter opgezet door inwoners van onze stad;
Overwegende dat we geloven als stad in de kracht van mensen, dat er in Geraardsbergen veel verborgen talenten zijn en goede ideeën aanwezig om het samenleven, de samenwerking, de betrokkenheid en de leefbaarheid van onze stad of een buurt in Geraardsbergen te verhogen;
Overwegende dat voorbeelden van projecten kunnen zijn:
verfraaiing, verbetering van de fysieke woonomgeving (openbaar domein, openbare ruimte en privédomein – bijvoorbeeld door het (tijdelijk) in gebruik nemen van een ruimte, samen met elkaar co-creatief aan de slag te gaan rondom buurttuinieren, enz - voor zover het een publieke functie heeft of er een akkoord van de eigenaar is om deze plek publiek toegankelijk te maken).
Voorbeelden van initiatieven of projecten kunnen zijn: een ongebruikt terrein (eventueel tijdelijk) in gebruik nemen, creatie van een ontmoetingsplek in de buurt, een lokaal voedselproject, een samenwerkingsverband om burenhulp aan te bieden, een energiebesparingsproject, een interculturele dialoog, coöperatieve aanpakken, experimenten, enz.;
Gelet op artikel 304 van het decreet lokaal bestuur.
Overwegende dat de toekenning van de subsidies gebeurt via AR 6640000, toegestane investeringssubsidies, BI 017100 gemeentelijk/stedelijk wijkoverleg, AP SAM 05 02.
Enig artikel:
De gemeenteraad keurt het reglement burgerbudget als volgt goed:
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN
Dit reglement treedt op 6 juli 2021 in werking en wordt jaarlijks geëvalueerd met de betrokken diensten en burgers. Dit reglement loopt af op 31 december 2025.
Artikel 1: Doelstelling
Met dit reglement ondersteunen we initiatieven waarin de focus van de activiteiten, projecten en ingrepen nadrukkelijk gericht moet zijn op de stad, een buurt, een deel van de buurt. Het project heeft als doel het samenleven, de betrokkenheid en de sociale en fysieke leefbaarheid van de buurt of de stad te verbeteren (= stadsMakers projecten) en tegemoet moet komen aan een nood, een verlangen, een opportuniteit, die leeft in de buurt of in de stad en willen we Geraardsbergenaren (= stadsMakers) prikkelen om zelf initiatief te nemen, een voorstel te lanceren of een engagement op te nemen in de straat, buurt, wijk, deelgemeente of stad. Elke initiatiefnemer, betrokkene, creatieveling en sociale ondernemer die zich inzet voor een meer gelijkwaardige, leefbare, gelukkige en mooiere buurt, gemeente of stad. Mensen die zich inzetten voor maatschappelijke initiatieven of samenwerken aan waardevolle projecten, vaak ingegeven door een natuurlijke drive.
Artikel 2: Toepassingsgebied
Onder stadsMakers projecten wordt verstaan:
Artikel 3: Impact
Het stadsMakersbudget richt zich op het ondersteunen van initiatieven die impact beogen op één of meerdere van onderstaande 7 impact velden. Elk project situeert zich in één of meerdere van onderstaande impactvelden.
Bijdragen tot het verhogen van ontmoeten en stimuleren dat mensen elkaar echt leren kennen.
Bijdragen tot een inclusieve stad waar mensen in dialoog gaan en zorg dragen voor elkaar.
Bijdragen tot een stad waar mensen trots op zijn en die aanvoelt als een thuis voor al haar inwoners.
Bijdragen tot een stad waar mensen zich medeverantwoordelijk voor voelen en samen zorg voor dragen.
Bijdragen tot een stad waar mensen engagement opnemen, samenwerken, ondernemen en samen vormgeven.
Bijdragen tot een leefbare, veerkrachtige stad, gericht op het welbevinden en de levenskwaliteit van alle inwoners.
Bijdragen tot een stad met een uitgesproken gezicht en aantrekkingskracht, die voor haar inwoners aanvoelt als een dorp.
Het stadsMakersbudget richt zich op het samen aanpakken van één of meerdere van onderstaande 13 stadsbrede uitdagingen. Elk project speelt in op één of meerdere van onderstaande stadsbrede uitdagingen.
Armoede en kwetsbaarheid aanpakken;
Van Geraardsbergen een bruisende, levendige stad maken;
De communicatie tussen stad en burgers versterken;
Meer ontmoeting, verbinding en gemeenschapsvorming;
De leefbaarheid in onze stad verhogen;
Werk maken van een sterkere uitstraling van de stad;
Lokale productie en consumptie verduurzamen;
Ondernemerschap stimuleren;
Vrijwillig engagement versterken;
Knopen in mobiliteit en publieke ruimte aanpakken;
Duurzame stad: natuur, klimaat, milieu en duurzaamheid;
Kind- en jeugdvriendelijke stad: opgroeien in de stad;
Zorg dragen voor elkaar.
HOOFDSTUK 2: SUBSIDIE
Artikel 4: Algemeen principe
Met het stadsMakersbudget wil het lokaal bestuur een extra instrument voorzien dat burgers via een toelage stimuleert om zelf initiatieven te nemen.
Wie?
Voor wat? Voorwaarden – beperkingen
Er kan een stadsMakersbudget worden toegekend indien het project:
zich richt op de stad, een buurt, een wijk, één of meerdere straten, een dorpskern, een verkaveling, een sociale wijk, een appartementsgebouw… voor zover deze zich grotendeels op het grondgebied van Geraardsbergen bevindt;
ten goede komt aan een ruime groep van bewoners van de entiteit waarop het project zich richt en het gedeeld belang dient;
wordt ingediend door minstens minstens twee bewoners, een bewonersgroep, een vereniging met vzw statuut, een feitelijke vereniging of een zelfstandige afdeling van een koepelvereniging;
publiek toegankelijk is en dus plaatsvindt in de publieke ruimte of op privéterrein met een (eventueel tijdelijk) publiek karakter;
een resultaat is van samenwerking tussen diverse buurtactoren (buurtbewoners, verenigingen, organisaties, lokale handelaars, …);
een vernieuwend karakter heeft en dus bestaat uit nieuwe activiteiten of extra aanbod met een meerwaarde voor de bewoners, (geen verderzetting van de reguliere werking);
zich binnen de bevoegdheden van de Stad en de burger bevindt. Grote partners die cruciaal zijn voor het project, moeten voor de goedkeuring van het project door het college van burgemeester en schepenen hun engagement geven (bijv. private eigenaar, organisatie of vereniging,…);
kan uitgevoerd worden met het (nog) beschikbare budget;
een actie is die een uitbreiding of aanvulling vormt op een door het lokaal bestuur gedefinieerde actie in het meerjarenplan.
Er kan geen stadsMakersbudget worden toegekend indien het project:
gedeeltelijk gesubsidieerd (kan) word(t)en door de Stad (bijvoorbeeld via de cultuurdienst) of voorzien werd in de meerjarenbegroting van de stad Geraardsbergen;
zich in de persoonlijke levenssfeer afspeelt of geen openbaar karakter heeft;
kadert in de reguliere werking van bestaande verenigingen;
niet openstaat voor alle betrokken bewoners;
commerciële doelstelling heeft(inclusief activiteiten die commerciële initiatieven ondersteunen) en met ‘commercieel’ wordt bedoeld dat ze gericht zijn op financiële en/of beroepsmatige winst;
een uitgesproken religieus, filosofisch of partijpolitiek karakter heeft;
indruist tegen wettelijke of gemeentelijke bepalingen;
reeds afgelopen is voor de uiteindelijke indiendatum;
initiatieven die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving;
volledig door de Stad zelf uitgevoerd dient te worden. De aanvragers dienen zelf een actieve rol op te nemen in de realisatie
Bedragen en voorwaarden
§1 Binnen de perken van de jaarlijks goedgekeurde begrotingskredieten wordt de toekenning van een stadsMakersbudget vastgelegd op maximaal 3.000 euro, inclusief BTW, voor een klein project en 25.000 euro, inclusief BTW, voor een groot project;
§ 2 Co-financiering voor hetzelfde project met andere (externe) inkomensbronnen is mogelijk. De subsidie mag echter niet samenvallen met andere toelagen vanuit stad Geraardsbergen voor hetzelfde initiatief. Projecten en activiteiten mogen niet dubbel gefinancierd worden;
§ 3 Het toegekende bedrag kan niet hoger zijn dan de geraamde onkosten na aftrek van de geschatte inkomsten. Het project mag beperkte inkomsten genereren. Deze inkomsten worden meegerekend in het budget en afgetrokken van het subsidiebedrag;
§4 Eventuele inkomsten uit consumptieverkoop dat een project een financieel overschot oplevert. Vloeit terug naar de globale pot van het ‘stadsMakersbudget’.
§5 Voor het ingediende project kunnen geen entreegelden gevraagd worden
Welke kosten kan men inbrengen?
§ 1 Komen in aanmerking voor financiering met het stadsMakersbudget:
alle directe kosten, noodzakelijk voor de uitvoering en realisatie van de projecten: communicatie (ontwikkeling website,...), logistiek, vervoer, huur lokalen (niet aan eigen organisatie), materiaal, workshops, begeleiding.
kosten ter verfraaiing of verbetering van ruimtes met een publieke functie;
kosten ter verbetering van bestaande onroerende goederen. Investeringen/verbouwingen aan privé eigendom kunnen enkel als ze een publieke functie hebben. De meerwaarde van ingrepen moet voor inwoners van de Stad of buurt zijn.
aankopen van roerende goederen (verplaatsbare materialen) op voorwaarde dat deze geen persoonlijke eigendom worden of doorverkocht worden; bij de aankoop van roerende goederen zal er in de afsprakennota een begunstigde bepaald worden na afloop van het project.
kosten ter waardering van vrijwilligers (geen structurele vrijwilligersvergoeding)
§ 2 Komen niet in aanmerking voor financiering met het stadsMakersbudget (niet limitatieve lijst):
personeelskosten en persoonlijke vergoedingen
aankopen van gronden en gebouwen;
kosten voor voedsel en drank (uitgezonderd een beperkte tussenkomst bij receptiekosten, bijvoorbeeld bij de voorstelling van het project);
geschenken, persoonlijke vervoersonkosten, telecommunicatie en dergelijke;
overbodige of buitenissige onkosten voor eenvoudige diensten van commerciële organisaties die de bewonersgroep redelijkerwijze zelf of via andere vrijwilligers kunnen uitvoeren;
Artikel 5: Projectvormen
Binnen het stadsMakersbuget onderscheiden we 2 projectvormen.
Een klein project:
Artikel 6: Ondersteuningsvormen
Bij elk project vertrekken van de vraag: Welke ondersteuning hebben jullie nodig om dit project te realiseren? Ondersteuning zien we ruim. Los van financiële middelen kan ondersteuning diverse vormen aannemen. Per project bekijken we welke andere ondersteuningsvormen er mogelijk zijn. voorbeelden kunnen zijn:
Inzet van expertise van de stad
Inzet van expertise van bedrijven, verenigingen of anderen
Ondersteuning in communicatie en promotie
Materiële en logistieke ondersteuning
Gebruik van stadslokalen
...
HOOFDSTUK 3: JURY
Artikel 7: Samenstelling
§ 1 De initiatieven voor een klein project worden beoordeeld door een jury. De jury is samengesteld uit medewerkers van de dienst Samenleving, bij het project betrokken stadsdiensten en mogelijk externen (bv dorpsraden).
§ 2 De initiatieven voor een groot project worden beoordeeld door de groep van stadsMakers.
De stadsMakers jury stelt in dialoog met alle betrokkenen een advies op voor het college van burgemeester en schepen en de gemeenteraad dat de volgende punten omvat:
De inventaris van de weerhouden definitieve projecten;
De keuze van de selectiemethode die per project dient te worden gevolgd indien de weerhouden definitieve projecten het beschikbare budget van overschrijdt.
De stadsMakers jury kan daarbij een specifieke selectiemethoden adviseren:
Deliberatie met gesprekstafels;
Geloot wijkpanel;
Online en offline stemmen door Geraardsbergenaars
...
Deze groep komt jaarlijks minstens 2 keer samen. Iedereen heeft het recht om op deze bijeenkomst aanwezig te zijn.
Artikel 8: Beoordeling
Een jury beoordeelt:
of het project kadert binnen de doelstellingen van het reglement (art.1 );
of het project kadert binnen het toepassingsgebied van het reglement (art 2);
of het project zich situeert in één of meerdere impact velden en stadsbrede uitdagingen (art.3);
of het project voldoet aan de voorwaarden van het reglement;
of het financieel plan in verhouding is tot het initiatief;
het vernieuwend karakter en multiplicatoreffect;
de haalbaarheid van het initiatief.
HOOFDSTUK 4: AANVRAAG EN BEGELEIDINGSPROCEDURE
Artikel 9: Aanvraagprocedure klein project
Om het indienen van een projectvoorstel zo laagdrempelig mogelijk te maken hanteren we een stapsgewijze benadering van aanvraag tot realisatie.
§ 1 De aanvraag:
Aanvragen kunnen doorlopend ingediend worden via het hiertoe bestemde digitale aanvraagformulier op de stadswebsite. Deze aanvraag omvat minstens:
voorstelling van de aanvrager(s)
een duidelijke omschrijving van het projectvoorstel waaruit duidelijk blijkt dat het project voldoet aan de doelstelling, het toepassingsgebied, impactvelden en de stadsbrede uitdagingen;
een raming van kosten en ondersteuningsvormen.
de aanvrager kan op eenvoudig verzoek bijstand vragen voor het invullen van de aanvraag via het vermelde contactadres: samenleving@geraardsbergen.be;
minderjarige aanvragers kunnen beroep doen op ondersteuning van de jeugddienst
alle informatie, de contactgegevens en het digitale aanvraagformulier kan teruggevonden worden op de webpagina: www.geraardsbergen.be/stadsMakersbudget (nog te ontwikkelen);
§ 2 Van aanvraag naar goedkeuring:
Een jury, bestaande uit medewerkers van de dienst Samenleving, andere betrokken stadsdiensten en externen (bv dorpsraden), stelt een gemotiveerd advies op aan het College van Burgemeester en Schepenen (CBS).
Het CBS neemt binnen de 4 weken na het indienen van het projectvoorstel een beslissing. Het project moet gestart worden binnen het lopende jaar na de beslissing van het CBS.
De subsidie wordt door het College van Burgemeester en Schepenen vastgesteld en bedraagt maximaal 3 000 euro per aanvrager.
Na goedkeuring van het project krijgen de aanvragers 70% van de goedgekeurde toelage. Het saldo (30%) wordt betaald na vaststelling van de beëindiging van de voorziene uitgaven en na controle van de betreffende facturen.
Na afloop van het project dient de aanvrager een financieel verslag in met uitgaven met de bewijsstukken.
Artikel 10: Aanvraagprocedure groot project
Om het indienen van een projectvoorstel zo laagdrempelig mogelijk te maken hanteren we een stapsgewijze benadering van aanvraag tot realisatie.
§ 1 De aanvraag:
Aanvragen kunnen doorlopend ingediend worden via het hiertoe bestemde digitale aanvraagformulier op de stadswebsite. Deze aanvraag omvat minstens:
voorstelling van de aanvragers
een duidelijke omschrijving van het projectvoorstel waaruit duidelijk blijkt dat het project voldoet aan de doelstelling, het toepassingsgebied, impactvelden en de stadsbrede uitdagingen;
een raming van kosten en ondersteuningsvormen.
deadline voor het indienen van het project: 31 januari, samenkomst jury eind februari en 31 augustus, samenkomst jury eind september
de aanvrager kan op eenvoudig verzoek bijstand vragen voor het invullen van de aanvraag via het vermelde contactadres: samenleving@geraardsbergen.be;
minderjarige aanvragers kunnen beroep doen op ondersteuning van de jeugddienst
alle informatie, de contactgegevens en het digitale aanvraagformulier kan teruggevonden worden op de webpagina: www.geraardsbergen.be/stadsMakersbudget (nog te ontwikkelen);
met het indienen van het project engageren de aanvragers zich ook voor de verdere uitwerking van het initiatief al dan niet in samenwerking met de Stad en andere mogelijke partners.
§ 2 Van aanvraag naar goedkeuring:
elke ingediend voorstel wordt gescreend op ontvankelijkheid en haalbaarheid, door de medewerkers van de dienst Samenleving, bij het project betrokken stadsdiensten en mogelijk externen (bv dorpsraden). Deze groep neemt geen beslissingen.
de aanvragers stellen hun project voor op de bijeenkomst van stadsMakers. (eind februari of eind september).
de stadsMakers jury stelt een gemotiveerd advies op aan het College van Burgemeester en Schepenen (CBS).
§ 3 Goedkeuring van het project:
het college van burgemeester en schepenen keurt het project (principieel) goed
de projecten worden door finaal door de gemeenteraad goedgekeurd
binnen 2 weken na de beslissing van de gemeenteraad ontvangen de aanvragers een bericht waarin toegelicht wordt of de aanvraag wordt goedgekeurd (samen met de vermelding van de volgende stappen), afgewezen of verschoven naar een later moment om budgettaire redenen of om het dossier verder te laten uitwerken en stofferen en opnieuw voor te leggen;
aan een gunstige beslissing van het college en de gemeenteraad kunnen bijkomende voorwaarden gekoppeld worden;
Artikel 11: Afspraken met betrekking tot realisatie, opvolging, uitbetaling en rapportering
de projectverantwoordelijke van het stadsMakersbudget en de aanvragers werken vervolgens de verdere afspraken verder uit (vooral met bedoeling om concrete tips en advies te geven m.b.t. volgende stappen, mogelijke partners, vergunningen, financiële afspraken, ed. );
voor elk project wordt een afsprakennota opgemaakt waarin volgende afspraken worden opgenomen: de contactpersonen, looptijd van de overeenkomst, doel en voorwerp van de overeenkomst, inhoud en doelgroep van het project, te behalen resultaten en mijlpalen, bedrag en bestemming van het budget, financiering en uitbetaling, communicatie, rapportering, evaluatie en controle en andere administratieve bepalingen m.b.t. sancties, wijzigingen…. Deze praktische afspraken worden gemaakt in overleg met de betrokken stadsdiensten en de contactpersonen van het project;
essentiële wijzigingen aan het initiële projectvoorstel (bijv. qua doelstelling of budget) worden opnieuw voorgelegd aan het college;
er wordt een behandelende dienst of contactpersoon toegewezen aan de aanvrager. De aanvrager houdt de toegewezen contactpersoon regelmatig op de hoogte van het project;
de aanvrager is verantwoordelijk voor het goede beheer van het budget en de uitvoering van het project conform de afgesproken doelstellingen en mijlpalen;
de aanvrager en het lokaal bestuur is verantwoordelijk voor de goede communicatie naar de buurt of omgeving waarin het project wordt uitgevoerd. Hierbij wordt aandacht besteed aan draagvlak en betrokkenheid;
op alle publicaties, promotiematerialen en uitnodigingen wordt het logo van de stad Geraardsbergen afgebeeld.
HOOFDSTUK 5: SLOTBEPALINGEN
Artikel 12: Non-discriminatie- en duurzaamheidsclausule
§ 1 De aanvrager verbindt er zich toe om bij uitvoering van het project:
geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden;
toegankelijk te zijn voor iedereen;
elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig aan te spreken, te bestrijden;
de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven;
indien men beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement;
rekening te houden met de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG) en de klimaatdoelstellingen van de stad;
§2 Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de Stad Geraardsbergen - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen zoals de terugvordering van het subsidiebedrag;
Artikel 13: Uitvoering van dit reglement
§ 1 Het college van Burgemeester en Schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement.
§ 2 De projectverantwoordelijke zorgt voor de administratieve opvolging en treedt op als projectverantwoordelijke stadsMakersbudget. Jaarlijks legt de projectverantwoordelijke van het stadsMakersbudget een rapportering en evaluatie voor aan de gemeenteraad.
Artikel 14: Sancties
§1 De subsidie moet steeds worden gebruikt voor het doel waarvoor ze wordt toegekend en het gebruik ervan dient gerechtvaardigd. Zo niet, moet de subsidie worden terugbetaald.
§2 De stad Geraardsbergen heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te controleren. Ingeval de aanvrager zich verzet tegen de uitoefening van de controle, is hij/zij verplicht tot terugbetaling van de subsidie.
§3 In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de stad Geraardsbergen beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen.
§4 In geval de aanvrager onder curatele wordt geplaatst, kan de stad Geraardsbergen overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie.
§5 De toegekende subsidie mag door de aanvrager niet in pand worden gegeven aan een derde.
§6 Bij het niet of niet tijdig indienen van de verantwoordingsstukken kan de stad Geraardsbergen overgaan tot terugvordering van de toegekende subsidie.
§7 Bij het niet naleven van de voorwaarden en procedures van dit reglement vordert de stad Geraardsbergen de subsidie terug.