Gelet op het retributiereglement op het gebruik van gebouwen van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen zoals vastgesteld op 16 december 2025;
Overwegende dat het noodzakelijk is om de modaliteiten op het gebruik van gebouwen van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen vast te stellen;
Overwegende dat deze modaliteiten in het voorliggende huishoudelijke regelement bepaald werden;
Overwegende dat het Lokaal Bestuur ter ondersteuning gemeentelijke infrastructuur ter beschikking stelt aan verenigingen, organisaties, ondernemingen en privépersonen;
Gelet op het decreet lokaal bestuur meer bepaald artikel 40;
Gelet op het retributiereglement op het gebruik van lokalen en accommodatie van het Lokaal Bestuur, buurthuizen en oud postgebouw daterend van 16 december 2025,
Enig artikel:
Het huishoudelijk reglement op het gebruik van gebouwen van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen 2026-2031 als volgt vast te stellen:
Artikel 1: Voorwerp van het reglement
Dit huishoudelijk reglement omvat de bepalingen voor het gebruik van de buurthuizen en het oud postgebouw, in het beheer van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen.
Artikel 2: Reservatie
Om één van bovengenoemde faciliteiten te reserveren, dient de gebruiker een aanvraag in via het daartoe voorziene online reservatieplatform of via email naar evenementen@geraardsbergen.be.
De aanvragen worden in chronologische volgorde behandeld. Bij gelijktijdige aanvragen heeft respectievelijk categorie C vervolgens categorie A voorrang op categorie B.
Reserveren kan maximaal één jaar voor de activiteit.
Activiteiten die te vroeg worden aangevraagd zullen worden afgekeurd.
De aanvragen worden behandeld door het personeel van Lokaal Bestuur Geraardsbergen, gemachtigd door het college van burgemeester en schepenen.
Bij twijfel zal het schepencollege finaal oordelen.
Wanneer een activiteit door méér dan één vereniging of in samenwerking met het Lokaal Bestuur Geraardsbergen wordt georganiseerd, geldt steeds het tarief van de meest betalende.
Verenigingen buiten Geraardsbergen betalen 3 maal het gebruikelijke tarief.
Artikel 3: Faciliteiten
Buurthuis Schendelbeke
Grote zaal met keuken – Los verhuur – Gelijkvloers rechts
Kleine zaal – Los verhuur – Gelijkvloers links
Vergaderlokaal – Verhuur op jaarbasis – Eerste verdiep
Vergaderlokaal – Verhuur op jaarbasis – Tweede verdiep
Polyvalent lokaal – Verhuur op jaarbasis – Eerste verdiep
Polyvalent lokaal – Verhuur op jaarbasis – Eerste verdiep
Buurthuis Nieuwenhove
Zaal met bar en keuken – Los verhuur – Gelijkvloers
Lokaal 1 – Verhuur op jaarbasis – Eerste verdiep
Lokaal 2 – Verhuur op jaarbasis – Eerste verdiep
Lokaal 3 – Verhuur op jaarbasis – Eerste verdiep
Lokaal 4 – Verhuur op jaarbasis – Eerste verdiep
Buurthuis Idegem
Zaal links – Verhuur op jaarbasis – Gelijkvloers
Zaal midden – Verhuur op jaarbasis – Gelijkvloers
Zaal rechts – Verhuur op jaarbasis – Gelijkvloers
Buurthuis Ophasselt
Lokaal rechts – Verhuur op jaarbasis – Gelijkvloers rechts
Lokaal links – Verhuur op jaarbasis – Gelijkvloers links
Buurthuis Grimminge
Lokaal beneden – Los verhuur (enkel vergadering) – Gelijkvloers
Oud Postgebouw Idegem
Volledige gebouw – Verhuur op jaarbasis – 2 verdiepingen
Kerk Smeerebbe
Zaal beneden – Los verhuur – Gelijkvloers
Artikel 4: Categorieën gebruikers en soort activiteit
Categorieën gebruikers
Cat. A – Geraardsbergse verenigingen die aangesloten zijn bij een erkende adviesraad van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen.
Cat. B – Geraardsbergse verenigingen die niet aangesloten zijn bij een erkende adviesraad van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen.
Privépersonen woonachtig of rechtspersonen met zetel te Geraardsbergen.
Cat. C* – Lokaal Bestuur Geraardsbergen, adviesraden, OCMW, AGB en Politie.
Erkende dorpsraden en de bewoners- en buurtplatforms.
Comités die officiële kermisactiviteiten organiseren.
AA-verenigingen.
Geraardsbergse scholen.
*Cat. C is vrijgesteld van retributie.
Soort Activiteit
Niet Commercieel – Activiteit voor leden van de organisatie/vereniging, waarbij geen inkom(*) wordt gevraagd en/of geen verkoop aan niet-leden plaats heeft.
Commercieel – Alle overige activiteiten.
(*) Inkom = toegangsgeld in de ruime betekenis, dus ook inschrijvingsgeld van welke vorm ook.
Artikel 5: Annulering
Annulering door de gebruiker
De uitbater dient schriftelijk in kennis gesteld te worden van het niet gebruiken van de accommodatie.
Indien de gebruiker meer dan 30 dagen voor de geplande activiteit meldt dat de activiteit niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 50% van de prijs aangerekend.
Indien de gebruiker minder dan 30 dagen voor de activiteit meldt dat de activiteit niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 100% van de prijs aangerekend.
In geval van annulering verbindt de gebruiker er zich toe zijn doelgroep op de hoogte te brengen van de annulering en uiterlijk 1 uur voor de aanvang van de destijds geplande activiteit aanwezig te zijn om de personen die desondanks annulering toch nog komen opdagen op een gepaste wijze te onthalen en te informeren.
Annulering door de uitbater
Als het LBG door overmacht de gereserveerde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden. Enkel eventueel al ontvangen vergoedingen zullen terugbetaald worden.
Artikel 6: Oneigenlijk gebruik
Elke overeenkomst inzake het gebruik van een ruimte binnen bovengenoemde faciliteiten wordt persoonsgebonden afgesloten.
De reservering en de bijhorende rechten mogen niet overgedragen of doorgegeven worden aan een derde zonder uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke toestemming van het LBG.
Indien uit de feiten zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager bij de reservatie worden verstrekt met betrekking tot de gebruikscategorie, onvolledig en/of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, dan is de gebruiker verplicht binnen de 14 dagen het resterend bedrag van de verschuldigde gebruiksvergoeding te betalen, vermeerderd met een bedrag vastgelegd in het retributiereglement indien vaststaat dat het verstrekken van verkeerde inlichtingen bewust is gebeurd met het oog op het verkrijgen van een lagere prijs.
Bewijsmateriaal omtrent de identiteit van de gebruiker kan gevraagd worden.
Artikel 8: Ingebruikname
De gebruiker heeft geen vrije toegang tot de gereserveerde ruimte, maar dient steeds een sleutel op te halen bij de dienst evenementen of bij de voorziene sleutelbeheerder aangeduid door het LBG. Met deze sleutel heeft de gebruiker toegang tot de door hem gereserveerde ruimte(s) en dit binnen een vooraf afgesproken tijdspanne.
Na het evenement dient de sleutel onmiddellijk terugbezorgd te worden. Bij verlies of laattijdig terugbezorgen (meer dan de 5 werkdagen) zal een bedrag vastgelegd in het retributiereglement gefactureerd worden.
Artikel 9: Schade en verantwoordelijkheid
Indien er schade wordt toegebracht aan de infrastructuur of uitrusting van bovengenoemde faciliteiten tijdens of in verband met het gebruik, door de gebruiker of eender welke andere derde op de activiteit, zal de werkelijke herstel- of vervangingskost van de schade gefactureerd worden aan de gebruiker. Daarnaast wordt een forfaitaire administratieve kost vastgelegd in het retributiereglement aangerekend voor de verwerking van de schadegevallen (offertes, herstelling, administratie).
De gebruiker is verantwoordelijk voor het zorgvuldig gebruik van het ter beschikking gestelde materiaal en de infrastructuur. Elke opgemerkte schade of defect dient onmiddellijk via mail gemeld te worden aan de dienst evenementen. Schade die niet vooraf bestond en na gebruik wordt vastgesteld, wordt geacht tijdens het gebruik te zijn ontstaan bij de gebruiker.
De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal.
De gebruiker verzaakt uitdrukkelijk aan elk verhaal tegenover het LBG voor beschadiging, vernieling of verlies van eigen materiaal, ongeacht de oorzaak.
Artikel 10: Aansprakelijkheid
Het LBG wijst elke verantwoordelijkheid af voor eventuele schade, ongevallen en diefstal, van welke oorzaak ook, die zich zouden voordoen met betrekking tot personen of voorwerpen, hetzij bij gebruikers zelf, hun aangestelde, toeschouwers, genodigden of om het even welke derde die zich in bovengenoemde faciliteiten bevindt. De uitbater kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eender welke schade of letsel opgelopen in of rond bovengenoemde faciliteiten door eender welke aanwezige.
Tevens kan het LBG niet verantwoordelijk gesteld worden voor materiaal of voorwerpen die door de gebruiker of bezoekers worden achtergelaten, noch voor diefstal ervan of schade daaraan.
Artikel 11: Netheid en hygiëne
Alle ruimtes moeten net achtergelaten worden en teruggezet worden in de oorspronkelijke staat.
Indien bepaalde ruimtes na gebruik niet behoorlijk werden opgeruimd of uitzonderlijk bevuild zijn achtergelaten, zullen de bijkomende kosten voor de opkuis aan de gebruiker aangerekend worden tegen het tarief vastgelegd in het retributiereglement.
Papier, karton, glas en decormateriaal dient meegenomen te worden. Bij het niet naleven zal een bedrag vastgelegd in het retributiereglement aangerekend worden per nalatigheid.
Het schoonmaken van de infrastructuur is inbegrepen in de retributie.
Artikel 12: Verzekering
De gebruiker is verantwoordelijk en zal zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid verzekeren bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze.
De bewijzen van de afgesloten verzekering(en) moeten kunnen worden voorgelegd op verzoek van het LBG. Indien dit verzoek uiterlijk 3 dagen voor de dag van de activiteit niet wordt ingewilligd, kan de gebruiker de toegang geweigerd worden zonder enige vorm van schadeloosstelling.
Artikel 13: Veiligheid en verbodsbepalingen
Omwille van veiligheidsmaatregelen moeten de nooduitgangen steeds vrijgehouden worden en de deuren dicht blijven maar niet gesloten.
Het is ten strengste verboden nooduitgangen of vluchtwegen te versperren.
In openbare gebouwen mag niet gerookt worden. Indien tijdens het gebruik van de infrastructuur toch wordt gerookt en er volgt controle door de bevoegde instanties, dan is elke boete hiervoor ten laste van de gebruiker.
Dieren worden niet toegestaan, uitgezonderd assistentiedieren (bv. blindengeleidehonden) die een persoon met een beperking begeleiden. Eigenaars of begeleiders van dieren die desondanks toch binnendringen, zijn aansprakelijk voor alle schade of vervuiling veroorzaakt door deze dieren.
Artikel 14: Unisono rechten
SABAM-aanvragen zijn de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
Artikel 15: Openings- en sluitingsuren
Niet van toepassing.
Artikel 16: Geluidsoverlast
De gebruiker dient steeds de nodige maatregelen te nemen om geluidsoverlast voor de buurt en andere gebruikers te beperken. Bij luidruchtige activiteiten moeten ramen en buitendeuren gesloten blijven om geluidshinder naar de omgeving te voorkomen.
Indien er controle gebeurt door bevoegde instanties op het naleven van geluidsnormen, en er worden overtredingen vastgesteld tijdens de activiteit van de gebruiker, dan vallen eventuele sancties (boetes, maatregelen) volledig onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
Bij herhaaldelijke of ernstige overtreding van de geluidsregels kan de uitbater bijkomende maatregelen nemen, zoals het opleggen van geluidsbegrenzers of in
extreme gevallen het weigeren van verdere reservaties.
De gebruiker kan aansprakelijk gesteld worden voor elke schade veroorzaakt door het overtreden van de geluidsnormen, dus ook voor de schade die ontstaat door de verplichte sluiting van (een gedeelte van) de locatie als gevolg van het overschrijden van deze geluidsnormen.
Artikel 17: Alarm
Indien er tijdens het gebruik van het gebouw onbedoeld een alarm afgaat, moet dit onmiddellijk gemeld worden aan de wachtdienst. De contactgegevens van de wachtdienst bevinden zich bij de alarmbedieningspanelen.
Indien ten gevolge van onoplettendheid of onjuist gebruik een vals alarm wordt geactiveerd én de gebruiker verzuimt dit tijdig te melden en onnodig de wachtdienst, hulpdiensten of bewaking moeten tussenkomen, zal een kost vastgelegd in het retributiereglement aangerekend worden aan de gebruiker.
Artikel 18: Beslissingsrecht
Het college van burgemeester en schepenen van het LBG is belast met de uitvoering van dit retributiereglement.
Het college van burgemeester en schepenen – dat op zijn beurt de zaak kan voorleggen aan de gemeenteraad – is gemachtigd om in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen voor de toepassing van dit reglement. Met andere woorden, in situaties die niet expliciet in bovenstaand reglement geregeld zijn, of bij interpretatiegeschillen, heeft het bevoegde bestuur het recht om een bindende beslissing te vellen.
Artikel 19: Verkoop
Indien de gebruiker dranken wenst te serveren of te verkopen is hij er niet toe gehouden deze af te nemen bij de uitbater.
Artikel 20: Verdovende middelen
Het gebruik, alsook het meebrengen van verdovende middelen in bovengenoemde faciliteiten is ten strengste verboden. Indien bij controle door de bevoegde instanties overtredingen hierop worden vastgesteld, vallen alle daaruit voortvloeiende gevolgen volledig onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Eventuele sancties en boetes zijn dan ook ten laste van de gebruiker.
Indien er aanwijzingen zijn van drugsgebruik of -handel tijdens een activiteit, kan de uitbater de activiteit onmiddellijk laten stopzetten en de betrokkenen verwijderen, desnoods met ondersteuning van de politie. Dit kan bovendien leiden tot een toekomstige uitsluiting van de betrokken organisatie of personen voor het gebruik van de infrastructuur.
Artikel 21: Vrije toegang personeel
De leden van het college van burgemeester en schepenen en de medewerkers van het LBG mogen te allen tijde vrij toegang hebben tot de verschillende faciliteiten, ook tijdens het gebruik door de gebruiker. Zij hebben het recht om op ieder moment controles uit te oefenen op het naleven van dit reglement, toezicht te houden op de infrastructuur en desgevallend tussenbeide te komen indien nodig. De gebruiker mag de toegang aan deze personen niet weigeren.
Artikel 22: Onderrichtingen
Het niet naleven van de instructies en onderrichtingen gegeven door het bevoegd personeel of vertegenwoordigers van het LBG kan de onmiddellijke verwijdering van de betrokken gebruiker(s) uit bovengenoemde faciliteiten tot gevolg hebben, indien nodig met tussenkomst van de politie.