Gelet op het projectsubsidiereglement voor culturele en erfgoedprojecten, goedgekeurd door de gemeenteraad op 10 november 2020 en verlengd op 29 april 2025;
Overwegende dat het projectsubsidiereglement de voorbije jaren heeft bijgedragen aan een divers en kwalitatief cultureel aanbod;
Overwegende dat een voortzetting van het projectsubsidiereglement is aangewezen om initiatiefnemers blijvend te ondersteunen;
Overwegende dat in het meerjarenplan 2026-2031 de budgetten voor projectsubsidies werden voorzien;
Overwegende dat de bedragen voor een subsidie werden aangepast aan de nieuwe budgettaire context;
Overwegende dat de termijn voor de aanvraag van een projectsubsidie van 4 weken naar minstens 6 weken voor het evenement werd gebracht;
Overwegende dat uit de praktijk blijkt dat verenigingen op basis van een begroting ernaar streven om een aanvraag te doen binnen de hoogste subsidiecategorie;
Overwegende dat het daarom aangewezen is om de beoordelingswijze en de toepassing van de criteria uit te werken, zodat projecten op een onderbouwde manier kunnen worden beoordeeld en aan de juiste categorie kunnen worden toegewezen;
Gelet op artikel 40 van het decreet Lokaal Bestuur;
Overwegende dat de toekenning van subsidies opgenomen werd in het meerjarenplan 2026-2031 in het budget AR 64900000 BI 073900.
Enig artikel:
Het projectsubsidiereglement, voor iedereen die een cultureel of erfgoedproject wil organiseren dat bijdraagt aan de culturele rijkdom, creativiteit of verbondenheid in Geraardsbergen, als volgt goed keuren:
Artikel 1 – Doelgroep en criteria
Iedereen die een cultureel of erfgoedproject wil organiseren dat bijdraagt aan de culturele rijkdom, creativiteit of verbondenheid in Geraardsbergen, kan een subsidie aanvragen.
De aanvrager:
- woont in Geraardsbergen of heeft er als vereniging zijn zetel of actieve werking;
- is de hoofdorganisator van het project;
- kan maximaal één project per kalenderjaar indienen;
- mag ook een aanvraag indienen als hij/zij reeds andere subsidies ontvangt
(werkingssubsidies, nominatieve, provinciale of Vlaamse subsidies).
Komen niet in aanmerking:
- privé-initiatieven;
- commerciële activiteiten;
- projecten met een uitgesproken eenzijdig politiek of levensbeschouwelijk karakter.
Het project:
- vindt plaats op het grondgebied van Geraardsbergen;
- is publiek toegankelijk;
- hanteert democratische toegangsprijzen en past het vrijetijdstarief toe;
- vermeldt in alle communicatie dat het project wordt gerealiseerd met steun van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen en de Cultuurraad.
Na goedkeuring wordt het stadslogo en het logo van de Cultuurraad gebruikt.
Artikel 2 – Project
Een project is meer dan een louter artistiek product. Het speelt in op een maatschappelijke, sociale, culturele of artistieke nood en bevat vernieuwende elementen in inhoud en aanpak.
Het project:
- geeft een impuls aan het culturele of erfgoedlandschap van de stad;
- verhoogt de kwaliteit van het culturele aanbod;
- draagt bij aan creativiteit, culturele rijkdom en gemeenschapszin;
- stimuleert de participatie van doelgroepen die drempels ervaren om aan cultuur deel te nemen.
Mogelijke doelstellingen:
- versterking van het verenigingsleven en de lokale culturele dynamiek
- samenwerking tussen verschillende (culturele) partners;
- ontmoeting en verbinding tussen inwoners en deelgemeenten;
- inclusieve participatie;
- experiment en nieuwe vormen van artistieke expressie.
Artikel 3 – Aanvraag
Een projectsubsidie kan doorlopend worden aangevraagd:
-via het thuisloket van Stad Geraardsbergen;
-per e-mail via cultuur@geraardsbergen.be;
-via de Cultuurdienst
Wie niet digitaal kan werken, kan op verzoek een begeleid invulmoment krijgen.
Timing
De aanvraag moet minstens 6 weken vóór de start van het project worden ingediend.
Het dossier bevat minimaal
- identificatiegegevens van de aanvrager;
- een korte beschrijving van het project
(wat, wanneer, waar, doel en doelgroep)
- een toelichting over de gewenste ondersteuning vanuit de cultuurraad;
- een realistische en evenwichtige begroting (inkomsten en uitgaven).
Onvolledige dossiers worden niet behandeld.
Artikel 4 – Beoordeling en advies
De beoordeling gebeurt op basis van het ingediende dossier, een eventuele toelichting door de aanvrager en een gezamenlijke evaluatie door de jury.
De aanvragen worden beoordeeld door een jury, samengesteld uit-3 leden van de Cultuurraad, 2 externe deskundigen en een medewerker van de Cultuurdienst.
De jury evalueert de projecten op vijf inhoudelijke criteria, en kent daarbij een score op 10 punten per criterium toe.
Beoordelingscriteria:
- inhoudelijke kwaliteit: artistieke of erfgoedmatige waarde, samenhang, voorbereiding, en inhoudelijke diepgang;
- vernieuwend karakter: nieuwe aanpak, frisse / innovatieve presentatie, originaliteit, creatieve samenwerking of experimenteel karakter;
- lokale verankering: samenwerking met lokale cultuurpartners & netwerken, bewoners & verenigingen;
- participatie en publieksbereik: betrokkenheid van inwoners, doelgroepen of publiek, toegankelijkheid & inclusie van minderheidsgroepen;
- uitvoerbaarheid en realisme:duidelijke planning, haalbare middelen, financieel evenwicht, efficiënt gebruik van subsidie.
In het aanvraagformulier voor de projectsubsidie zullen de vijf beoordelingscriteria als hulp voor de aanvragers via enkele vragen bij elk criterium nader toegelicht worden.
Totaal behaald aantal punten: x / 50
Gemiddelde (totaal)score: x / 10.
Bij een gelijk aantal punten zijn de beoordelingscriteria ‘inhoudelijke kwaliteit’ en ‘vernieuwend karakter’ doorslaggevend.
Het gemiddelde van de totaalscore bepaalt de uiteindelijke subsidie categorie. Dit gemiddelde wordt samen met een korte motivatie opgenomen in het juryverslag.
De jury formuleert een gemotiveerd advies, dat na goedkeuring door de Raad van Bestuur wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Initiatiefnemers kunnen hun dossier verder komen toelichten, hetzij op eigen verzoek hetzij op verzoek van de Raad van Bestuur van de Cultuurraad.
Artikel 5 – Subsidiebedragen en uitbetaling
Er zijn drie subsidiecategorieën:
De jury beoordeelt of de aangevraagde categorie passend is en kan deze aanpassen op basis van de gescoorde criteria verder beschreven in het huishoudelijk reglement.
Uitbetaling:
- 40 % voorschot na goedkeuring door het College;
- 60 % saldo na indiening en goedkeuring van het financieel verslag met bewijsstukken (facturen of onkostennota’s).
Bij onvoldoende beschikbare middelen kan het saldo pro rata worden verminderd.
Indien er budget over is na het toekennen van de subsidiebedragen, dan wordt dit restbedrag toegevoegd bij het budget voor de toekenning van de werkingssubsidies.
Artikel 6 - Toelichting bij de totaalscore & aanpassing van de subsidiecategorie
score 7–10 = Uitstekend / zeer goed = Bevestigd –het project voldoet volledig aan de criteria en blijft in de aangevraagde subsidie categorie.
Score 5–6 = Goed = Open voor feedback – het project is waardevol, maar kan inhoudelijk of organisatorisch versterkt worden.
Score 3–4 = Matig = Één categorie lager – het project wordt gesteund, maar in een lagere subsidiecategorie toegekend.
Score 0–2 = Onvoldoende = Afgewezen – project voldoet niet aan de basiscriteria voor kwaliteit of vernieuwing, er wordt geen subsidie toegekend.
Artikel 7 – Rapportage en controle
Na afloop van het project dient de aanvrager volgende documenten in:
-een inhoudelijk eindverslag
-een financiële verantwoording
-enkele foto’s van het project
De stad kan controles uitvoeren en bijkomende informatie opvragen. Bij foutieve of misleidende informatie kan de subsidie worden teruggevorderd of het kan leiden tot uitsluiting van toekomstige subsidies.
Artikel 8 – Beschikbare middelen
Subsidies worden toegekend binnen de kredieten die jaarlijks worden voorzien in de begroting van Lokaal Bestuur Geraardsbergen.
Artikel 9 – Betwisting
Betwistingen worden behandeld door het College van Burgemeester en Schepenen na advies van de Cultuurraad.
Artikel 10 – Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 februari 2026 en geldt tot en met 31 december 2031.