Feiten, context en argumentatie
Gelet op de aanvraag via e2e met referentienummer 2023_0339 voor de organisatie van de Christmasrun op 23 december 2023 te Geraardsbergen;
Gelet op het feit dat de organisatie (Maspoe) in opdracht werkt van het lokaal bestuur;
Overwegende dat volgende gebouwen van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen zullen opgesteld worden voor de deelnemers aan de wedstrijd:
- Visit kantoor + Stadhuis:
Reeds ok van de dienst Toerisme/Cultuur
Verantwoordelijke tijdens het evenement: medewerker (1) van het lokaal bestuur (afsluiten zal door medewerker van het lokaal bestuur gebeuren)
Parcours: binnenlopen vanaf schuifdeur Visit kantoor, via de achterkant doorsteken naar de koer om dan in het Stadhuis te komen. Buiten lopen via de trappen. (idem als editie van 2018 en 2019.
- Koetshuis:
Gereserveerd.
Verantwoordelijke tijdens het evenement: organisatie Maspoe (afsluiten zal door medewerker van het lokaal bestuur gebeuren)
Parcours: binnenlopen en doorheen het gebouw lopen en langs de poort terug buiten.
- Stadion:
Gereserveerd
Verantwoordelijke tijdens het evenement: organisatie Maspoe (afsluiten zal door medewerker van het lokaal bestuur gebeuren)
Parcours: vanaf parking Abdij doorsteken naar achterkant (kantine) om zo de brede trappen naar beneden te lopen waar er op de piste bevoorrading zal zijn.
- AC:
Verantwoordelijke tijdens het evenement: medewerker (2) van het lokaal bestuur (afsluiten zal door medewerker van het lokaal bestuur gebeuren)
Parcours: binnenlopen vanaf Weverijstraat (hoofdingang) de trap rechts nemen (kant Samenleving) en zo terug naar buiten via de achterkant van het gebouw.
- Spiraal:
Gereserveerd
Verantwoordelijke tijdens het evenement: medewerker (2) van het lokaal bestuur (afsluiten zal door medewerker van het lokaal bestuur gebeuren)
Parcours: binnenlopen vanaf parking AC naar de Poort achteraan, van backstage naar de zaal, via nooduitgang naar parking van Brandweer (reeds ok) terug binnen via voorkant (Jeugddienst), gang doorlopen om terug in de fuifzaal te komen, zaal verlaten via hoofdingang naar de parking.
- CW:
Verantwoordelijke tijdens het evenement: medewerker (3) van het lokaal bestuur (afsluiten zal door medewerker van het lokaal bestuur gebeuren)
Parcours: binnenlopen vanaf de zij ingang, op het gelijkvloers blijven en buitenlopen via de hoofdingang.
Gelet op het feit dat er in de gebouwen steeds een medewerker van hetzij de organisatie (Maspoe) of van het lokaal bestuur aanwezig zal zijn om de veiligheid van het gebouw te garanderen:
Gelet op het feit dat er in het Stadhuis matten zullen gelegd worden door de organisatie (Maspoe) om de ondergrond te beschermen;
Gelet op het feit dat de gebouwen van de stad steeds zullen afgesloten worden door een medewerker van het lokaal bestuur die daarbij een laatste controle doet van het gebouw;
Gelet op het feit dat de deuren afgesloten worden in de gebouwen waar de deelnemers niet mogen lopen/wandelen;
Gelet op het feit dat de start en aankomst op de Markt zal plaatsvinden;
Gelet op het feit dat de deelnemers op de voetpaden zullen lopen/wandelen en zich moeten houden aan de verkeersregels;
Gelet op de voorwaarden van de evenementencel:
- Openbaar domein in nette en oorspronkelijke staat achterlaten
- Op eventuele stop- en/of rustplaatsen moeten afvalcontainers geplaatst worden.
- Ticketverkoop 1 week voor event doormailen naar evenementen@geraardsbergen.be
- Voorzien van voldoende parkeergelegenheid in de nabijheid van het evenement (openbare parkings, private terreinen,…). Parking kan aangegeven worden middels bepijling en/of bemand worden door stewards.
- Deze activiteit betreft een recreatieve loop zonder competitief karakter. Aan de organisatie wordt gevraagd rekening te houden met volgende aandachtspunten
Fietsers ingezet door de organisatie : geen bezwaar doch deze kunnen geen rode/groene vlag dragen (om verwarring met wedstrijd tegen te gaan)
- Permanente vrije doorgang van min. 4 meter voor hulpdiensten e.a.
- Buurtbewoners tijdig en op afdoende wijze inlichten mbt het evenement en/of de gewijzigde verkeersmaatregelen
- Alle verkeersborden (excl. parkeerverboden) dienen door organisatie opgezet en terug weggenomen te worden, dit volgens het uur opgenomen in collegebesluit.
- Deelnemers dienen zich aan de algemeen geldende verkeersregels te houden
- Deelnemers op verschillende ogenblikken inlichten dat ze ten allen tijde het voetpad (en zebrapad bij oversteken) moeten gebruiken. (nadar + voldoende zichtbaar infobord + licht)
- Middels het inzetten van nadars kunnen trechters gecreëerd worden aan de kruispunten op het gehele parcours. Organisatie voldoet bijkomende bepijling om deelnemers maximaal gebruik te laten maken van voetpaden en veilige oversteekplaatsen.
- Aandachtspunten op basis van debriefing editie 2019
- Onverlichte nadars nooit op de rijbaan plaatsen.
- Degelijk briefen van gemachtigde opzichters + rekening houden met de voorwaarden (kledij, materiaal, taken,…), einduur, visibiliteit,…
- Deelnemers na elk kruispunt onmiddellijk op juiste kant van de rijbaan sturen (het tegengaan van schuine oversteek tussen overig wegverkeer)
Aanvraag afwijking geluidsnormen:
- Datum aanvraag: 30 november 2023
- Aanvrager: Stad Geraardsbergen – Dienst economie
- Activiteit: Muziekactiviteit van zaterdag 23 december 2023 te Geraardsbergen, start Markt, Christmas run.
De toelating is afhankelijk van de strikte naleving van volgende voorwaarden:
- het maximum geluidsniveau voortgebracht door de muziek mag 95 dB (A) niet overschrijden op zaterdag 23 december 2023 tussen 18.30u en 23.30u.
- het geluidsniveau dient gemeten te worden en zichtbaar te zijn voor de persoon die het volume bedient;
- alle muziekactiviteiten boven de 85 dB (A) dienen te worden afgesloten om 23.30u; daarna dient het algemeen politiereglement gevolgd te worden.
- de buren worden, ten laatste 2 kalenderdagen vooraf, schriftelijk op de hoogte gebracht van de muziekactiviteiten en ontvangen een telefoonnummer van de verantwoordelijke waarop contact kan genomen worden bij mogelijke geluidsoverlast.
Wanneer bij controle of klacht blijkt dat er geluidshinder is voor de omwonenden, kunnen de politiediensten bijkomende beperkende maatregelen opleggen, zowel wat het maximaal geluidsniveau als wat de duur van de muziekactiviteit betreft. De organisator dient de opgelegde maatregelen onmiddellijk na te leven.
Overwegende dat het noodzakelijk is een nieuw tijdelijk verkeersreglement vast te stellen om te voldoen aan de eisen van het verkeer;
Juridisch kader
Gelet op het decreet lokaal bestuur meer bepaald artikel 56;
Gelet op artikel 130bis van de nieuwe gemeentewet;
Gelet op de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie op het wegverkeer (wegverkeerswet) en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg (verkeersreglement);
Gelet op het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 houdende de minimum afmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens;
Gelet op het ministerieel besluit van 7 mei 1999 betreffende het signaleren van werken en verkeersbelemmeringen op de openbare weg;
Gelet op het retributiereglement privatieve inname openbaar domein 2020-2025;
Financieel kader
Overwegende dat er een financiële impact is voor de technische dienst van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen voor het leveren en ophalen van de ontleende materialen als
ook voor het plaatsen van de signalisatie borden;
Overwegende dat het algemeen retributiereglement van kracht is,